Ist das Reisekostenprogramm nur für das aktuelle Jahr gültig? Muss ich im nächsten Jahr wieder eine neue Version kaufen, oder gibt es jährliche Updates?

 

Das Programm gibt es bereits seit dem Jahr 2002 und es werden weiterhin Anpassungen an die jeweils aktuellen Gesetze vorgenommmen. Da sich die Pauschalen regelmäßig zum Jahreswechsel ändern, wird es voraussichtlich für jedes Jahr eine neue Version geben.
Die neuen Versionen werden neben den geänderten Pauschalen auch regelmäßig Erweiterungen im Funktionsumfang der Software enthalten. Registrierte Anwender erhalten diese neuen Versionen zum Vorzugspreis. Für wichtige Änderungen oder Erweiterungen im jeweils laufenden Jahr werden Updates kostenlos zur Verfügung gestellt. Das Programm verfügt über eine Funktion zur Online-Update-Prüfung.

 

Wie erfolgen Updates bei Änderungen durch den Gesetzgeber?

 

Antwort:
Die gesetzlichen Änderungen erfolgen regelmäßig so, dass sie zum Anfang des Folgejahres in Kraft treten. Es wird dementsprechend für jedes Jahr eine neue Version der Software bereitgestellt, welche die gesetzlichen Änderungen enthält. Für wichtige Änderungen oder Erweiterungen im jeweils laufenden Jahr werden Updates kostenlos zur Verfügung gestellt. Das Programm verfügt über eine Funktion zur Online-Update-Prüfung.

 

Ich muss meine Reisekosten des gesamten Monats auf eine DIN A4 Seite bekommen, also zwölf Seiten im Jahr. Ist das mit Ihrem Programm möglich und wenn ja, wie?

 

Antwort:
Mit Euro-Reisekosten sind auch monatliche Auswertungen möglich. Sie können diese über den Menüpunkt Auswertung => Monatsberichte erzeugen. Die Ausgabe ist eine Liste im A4-Querformat mit allen Reisen pro Reisenden und Monat. Normalerweise passen alle Reisen eines Monats auf eine Seite.

 

Können Belege in Fremdwährung mit entsprechendem Wechselkurs erfasst werden?

 

Antwort:
Belege in Fremdwährungen sind zunächst in Euro umzurechnen, bevor diese in das Programm eingegeben werden. Die Führung der aktuellen Umrechnungskurse im Programm wäre sehr aufwendig. Es gibt stattdessen sehr praktische Währungsrechner auf Basis der aktuellen Kurse online in Internet, z.B. unter:

 

 

Für Bewirtungskosten gilt in Deutschland folgende Regelung:
Die aus geschäftlichem Anlass entstandenen Bewirtungskosten sind nur noch in Höhe von 70 % der Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. 30 % der Bewirtungskosten und der unangemessen hohe Anteil sind steuerlich nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Gibt es in Euro-Reisekosten die Möglichkeit, diese Regelung anzuwenden?

 

Antwort:
Die Buchungsliste weist die Aufteilung der Bewirtungskosten in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben anhand eines einstellbaren Wertes aus. Voreingestellt ist der zur Zeit gültige Wert von 70%. Der voreingestellte Wert kann bei Bedarf im Programm über den Menüpunkt Einstellungen verändert werden.

 

Was muss bei der Belegerfassung eingegeben werden, wenn an der Spesenpauschale die Frühstückskürzung erfolgen soll, aber kein Übernachtungsbeleg über die Reise vorliegt, bzw. dieser per Rechnung oder aber von einem weiteren Mitarbeiter abgerechnet wird?

 

Antwort:
Wenn kein Übernachtungsbeleg vorliegt, können Sie die pauschale Kürzung für Frühstück mit folgender Eingabe erreichen:
Geben Sie als Betrag für die Übernachtung 1,00 Euro ein und in das Feld <Abzug> ebenfalls 1,00 Euro. Damit ist der abzurechnende Gesamtbetrag für die Übernachtung 0,00 Euro, jedoch wird die pauschale Kürzung für Frühstück berücksichtigt.

 

Unseres Erachtens ist die Kürzung für Frühstück in der Aufstellung Reisekostenbericht nicht richtig. Hier erfolgt die Kürzung immer am ersten Tag, wobei das aber der Anreisetag ist und das erste Frühstück erst am zweiten Tag eingenommen wird. Analog dazu erfolgt am letzten Tag keine Kürzung mehr. Müsste das nicht genau umgekehrt sein?

 

Antwort:
Die Zuordnung der pauschalen Kürzung zu dem Tag, an dem die Übernachtung begann, hat folgenden Grund:

 

Bei Auslandsreisen wird als pauschale Kürzung für Frühstück 20% der maximalen Verpflegungspauschale für das jeweilige Land berechnet. Dabei gilt die Pauschale des Landes, in welchem die Übernachtung stattgefunden hat. Am Tag, an dem die Übernachtung endet, kann der Reisende in ein anderes Land weiterreisen. Als Pauschalen für den ganzen Tag gelten dann die Sätze des neuen Landes.

Die pauschale Kürzung für Frühstück kann deshalb nicht mit den Sätzen des Tages, an dem die Übernachtung endet, berechnet werden. Es müssen die Sätze des Tages verwendet werden, an dem die Übernachtung begann.

Bei Inlandsreisen ist das nicht sofort ersichtlich, wenn Sie jedoch eine Auslandsreise mit Aufenthalt in mehreren Ländern und Kürzung für Frühstück abrechnen, wird dieser Sachverhalt auch in der Reiseübersicht deutlich.

 

Es taucht der Begriff "Zahlungsarten dienstlich" mit Abzügen auf, die wir uns nicht erklären können. In der Zeile "Auszahlung" wird der Betrag aus der Zeile "Zahlungsarten dienstlich" abgezogen. Wir befürchten, dass bei der Vorlage der Reisekostenabrechnungen beim zuständigen Finanzamt Irrtümer und unnötige Rückfragen entstehen können.

 

Antwort:
Bei der Buchung von Einzelbelegen können Sie aus einer Liste von Zahlungsarten auswählen, z.B. "Bar oder Privat", "Eurocard", etc. Die Zahlungsart "Bar oder Privat" bedeutet, dass der Reisende den Betrag aus der eigenen Tasche oder mit einer privaten Kreditkarte gezahlt hat. Die Angabe dieser Zahlungsart führt zu einer vollständigen Auszahlung des jeweiligen Betrages.

Alle anderen Zahlungsarten in der Liste, wie z.B. Firmenkreditkarten oder Rechnungen, führen nicht zu einer Auszahlung der Beträge, da die Belege vom Reisenden nicht privat bezahlt werden. Die Beträge werden dem Arbeitgeber später direkt belastet und in der Abrechnung unter "Zahlungsarten dienstlich" ausgewiesen. In der Hilfe zum Programm ist dies unter dem Stichwort "Belegerfassung" erklärt.

 

 

Es sollen mehrere Personen Reisen von ihrem Arbeitsplatz aus bearbeiten können. Ist es möglich, das Programm in eine Mehrplatzversion umzuwandeln?

 

 

Antwort:
Mit Euro-Reisekosten ist es möglich, dass an mehreren Arbeitsplätzen mit denselben Reisedaten gearbeitet werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass auf jedem Computer eine Version von Euro-Reisekosten installiert ist, die mit einer eigenen Registriernummer freigeschaltet wurde. Zur Einrichtung der Arbeit im Netzwerk lesen Sie im Hilfesystem des Programms den Abschnitt "Arbeiten im Netzwerk". Diesen erreichen Sie über die Menüpunkte ? => Hilfethemen.

 

Ist es möglich, die Berichte auch in anderen Dateiformaten (z.B. pdf) zu erzeugen?

 

Antwort:
Ab Euro-Reisekosten 2008 ist eine pdf-Ausgabe im Programm integriert. Über die Seitenvorschau können die Berichte im pdf-Format erzeugt und angezeigt werden.