Für die Annerkennung eines Fahrtenbuchs gibt es in Deutschland besondere Anforderungen hinsichtlich der Vollständigkeit der Angaben und der Verhinderung bzw. der Dokumentation von nachträglichen Änderungen.

Es gibt es allerdings keine Behörde, die eine Eignung von Fahrtenbuch-Software amtlich bestätigt. Ein Fahrtenbuch hat – unabhängig davon wie es erstellt wurde - den amtlichen Anforderungen zu entsprechen, um anerkannt werden zu können. 

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 21.01.2002 Anforderungen an ein Fahrtenbuch festgelegt und mit Schreiben vom 07. Juli 2006 die Anforderungen an den Nachweis der betrieblichen Nutzung von Kraftfahrzeugen konkretisiert.

Zur Vollständigkeit der Daten heisst es im Schreiben des BMF:

"Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:

Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch."

Diese Angaben werden im Euro-Fahrtenbuch geführt.

Zu nachträglichen Änderungen heisst es im Schreiben des BMF:

"Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden."

Im Euro-Fahrtenbuch werden diese Anforderungen wie folgt erfüllt:

Daten werden so abgespeichert, dass sie nachträglich nicht verändert werden können. Die Datenbank ist auch gegen Zugriffe mit externer Software geschützt. Änderungen an vorhandenen Fahrten sind nur eingeschränkt möglich. Die nachträgliche Änderung ist sichtbar, da die urspüngliche Fahrt mit der Kennzeichnung "STORNIERT" weiterhin mit ausgewiesen wird. Änderungen werden auf diese Weise dokumentiert.

Es können nur Fahrten vor einem bestimmten Stichtag komplett gelöscht werden. Die Fahrten müssen in chronologischer Reihenfolge – so wie sie stattgefunden haben – erfasst werden. Neue Fahrten können nur am Ende des bereits erfassten Zeitraums angefügt werden.

Fazit

Das Euro-Fahrtenbuch ist ein Werkzeug, das die Anforderungen der Finanzbehörden erfüllt. 

Ein weiteres Kriterium für eine Anerkennung ist,  dass das Fahrtenbuch laufend und zeitnah geführt werden muss. Diese Anforderung kann nur der Anwender selbst erfüllen, indem er alle Fahrten lückenlos und zeitnah mit dem Programm dokumentiert.

Schließlich ist laut Schreiben des BMF ein elektronisches Fahrtenbuch anzuerkennen, "wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen."